Etkinlik Yönetimi Nedir? Niye Önemlidir? Etkinlik Yönetimi Nasıl Yapılır?

Belirli bir amaç odağında planlanan ve katılımcılara bilgi, deneyim, etkileşim ve eğlence sunma misyonu taşıyan organizasyonel faaliyetler bütünü olarak tanımlanan etkinlik olgusu ile ilgili işlevsel ve yönetsel süreçleri kapsayan “Etkinlik Yönetimi Nedir?”, “Etkinlik Yönetimi Niye Önemlidir?”, “Etkinlik Yönetimi Nasıl Yapılır?”

Özel ve tüzel yapıdaki paydaşların, hedef kitleleriyle etkin ve sürdürülebilir diyaloglar kurmasını sağlayan stratejik bir iletişim aracı olarak literatürde yer edinen ve belirli amaçlar doğrultusunda sistematik bir biçimde anlamlandırılan, değerlendirilen, planlanan, optimize edilen, tasarlanan, uygulanan ve yönetilen bir süreç olan etkinlik yönetimi, aynı zamanda bir müşteri deneyimi temas noktasıdır. Diğer bir ifadeyle etkinlik yönetimi, aslında yalnızca bir organizasyon süreci değildir. Bunun yanında kurumsal itibarın, kurumsal iletişimin ve kurumsal hedeflerin somutlaştığı ve gerçekçi bir zemin kazandığı disiplinler arası bir yönetim alanıdır.

Etkinlik Yönetimi Nedir?

Dijital markalaşma kavramının alt ana kavramlarından biri olan “Marka Yönetimi”nin kapsamında yer alan ve kavramsal hiyerarşide dijital markalaşmanın alt ara kavramı olarak konumlanan “Etkinlik Yönetimi”, kurumsal ve kamusal markalar tarafından belirli amaçlar doğrultusunda planlanmış olan organizasyonların sistematik bir biçimde tasarlanması optimize edilmesi, uygulanması ve değerlendirilmesini kapsayan multidisipliner bir yönetim alanıdır.

Bütünleşik pazarlamanın kapsamındaki kavram ve disiplinlerle etkileşimli ve koordineli çalışan bir süreç olan etkinlik yönetimi, sadece bir organizasyon süreci değil, aynı zamanda kurumun, hedef kitleyle doğrudan etkileşim kurarak algı, imaj ve itibar inşa ettiği önemli bir araçtır.

Literatürde hem etkinlik kavramı odağında hem de etkinlik yönetimi ile ilgili pek çok açıklama mevcut. Geleneksel tanımların yanında kavramın dijitalle birlikte kazandığı yeni anlamsallığa vurgu yapan tanımlara rastlamak da mümkün. Bu kapsamda Bowdin, G. et al. (2011) tarafından yapılan tanımlama şöyle;

“Etkinlik yönetimi, etkinliklerin planlanması, hazırlanması ve uygulanması süreçlerini kapsayan profesyonel bir uygulamadır.” (Bowdin, G., Allen, J., O’Toole, W., Harris, R., & McDonnell, I. (2011). Events Management. Routledge.)

Shone & Parry (2013) ise etkinlik olgusunu şöyle açıklıyor;

“Etkinlik, belirli bir zamanda ve mekânda meydana gelen, sınırlı sürede gerçekleşen ve özgün bir deneyim sunan planlı bir faaliyettir.” (Shone, A., & Parry, B. (2013). Successful Event Management: A Practical Handbook. Cengage Learning.)

Yine etkinlik yönetimi ile ilgili bu kez Raj, R., Walters, P. & Rashid, T. (2009) tarafından yapılan tanım şöyle;

“Etkinlik yönetimi, bir etkinliğin kavramsallaştırılmasından değerlendirilmesine kadar geçen tüm süreci kapsayan bir disiplindir.” (Raj, R., Walters, P., & Rashid, T. (2009). Events Management: An Integrated and Practical Approach. SAGE.)

Van der Wagen, L., & White, L. (2018)’ın etkinlik yönetimi ile ilgili yorumu ise şöyle;

“Etkinlik yönetimi, organizasyonel amaçları karşılamak üzere insanları bir araya getiren planlı faaliyetlerin koordinasyonudur.” (Van der Wagen, L., & White, L. (2018). Event Management: For Tourism, Cultural, Business, and Sporting Events. Cambridge University Press.)

Etkinlik Türleri Nelerdir?

Etkinlikler amaçlarına ve kapsamlarına göre farklılık gösterdikleri için bu doğrultuda bir sınıflandırmaya tabi tutulurlar. Buna göre bazı etkinlikler daha küçük ölçekli olurken, bazı etkinliklerse uluslararası niteliğe sahip olabilmekte.

Öte yandan etkinlikler; yapısına, misyonuna, hedef kitlesine ve teknik gereksinimlerine göre de tasnif edilebiliyor. Ayrıca günümüzde dijitalleşmenin etkisiyle sanal ve hibrit etkinlikler de giderek yaygınlaşmıştır. Tüm bunları baz alarak etkinlikleri şöyle listelemek mümkün;

Konferanslar
Sempozyumlar
Paneller
Çalıştaylar (workshoplar)
Seminerler
Kongreler
Fuarlar
Sergiler
Festivaller
Konserler
Spor etkinlikleri
Ürün lansmanları
Marka/ürün tanıtım etkinlikleri
Açılış törenleri
Ödül törenleri
Networking buluşmaları
Kurumsal toplantılar
Motivasyon ve ekip çalışması etkinlikleri
Eğitim etkinlikleri
Sosyal sorumluluk etkinlikleri
Kültürel etkinlikler
Düğün, nişan, özel gün kutlamaları
Gala geceleri
Basın toplantıları
Politik etkinlikler
Dijital etkinlikler
Hibrit etkinlikler
Hackathon etkinlikleri
İnovasyon yarışmaları
Mezuniyet törenleri
Anma ve kutlama günleri
Festival ve karnavallar
Halk etkinlikleri
İş fuarları ve kariyer günleri
Atölye çalışmaları
Turizm amaçlı etkinlikler
Sanal gerçeklik etkinlikleri
Yardım gecesi etkinlikleri
Bağış etkinlikleri
Balo etkinlikleri
E-spor etkinlikleri
Film gösterimleri / film festivalleri
Yerel pazarlar ve tematik alışveriş etkinlikleri
Meetuplar

Etkinlik Yönetimi Niye Önemlidir?

İyi planlanmış ve dönüşüm oranı yüksek olan etkinliklerin kuruma sağladığı toplam fayda; marka görünürlüğü, bilinirlik ve kullanıcı bağlılığı şeklinde sıralanabilir. Etkinlik sürecinin her aşamasını kapsayan çevik yönetim performansı ise etkinliğin sağladığı katma değeri artırır.

Peki etkinlik yönetiminin önemi bunlarla mı sınırlıdır? Elbette hayır. İşte etkinlik yönetimi neden önemlidir? sorusunun yanıtı;

Marka bilinirliğini artırır
Kurum imajını güçlendirir
Hedef kitleyle birebir etkileşim sağlar
Ağ kurma fırsatları yaratır
Halkla ilişkileri destekler
Krizlerin önceden görülüp müdahale edilmesini sağlar
Katılımcı memnuniyeti artırır
Yenilikçi deneyimler sunar
Medya görünürlüğü sağlar
Dijital konumlanma sunar
Sponsorluk fırsatları yaratır
Hedef kitle analizine olanak tanır
Bütçe kontrolü ve maliyet optimizasyonu sağlar
Operasyon becerilerini geliştirir
Sorun çözme becerilerini artırır
Ekip iş birliğini güçlendirir
Yer ve zaman seçiminde stratejik avantaj sunar
Program akışı oluşturur
Teknik altyapı planlamasını sağlar
Yasal izin ve sigorta gibi işlemleri kapsar
Geri bildirim toplama mekanizması oluşturur
Gelecekteki etkinlikler için öğrenme sağlar
Kurumsal verimliliği artırır
Katılımcı güvenini sağlar
Organizasyon sürecinin kurumsal hafızasını oluşturur

Etkinlik Yönetimi Nasıl Yapılır?

Etkinlik yönetimi, temelde üç ana aşamadan oluşur. Bunlar; etkinlik öncesi, etkinlik süreci ve etkinlik sonrası şeklinde sınıflandırılır.

Etkinlik öncesi aşamada amaç belirleme, hedef kitle analizi, tarih seçimi, mekan planlaması, program içeriği gibi başlıklar önemliyken etkinlik süreci aşamasında ise etkinlik yönetiminde görev almış olan kişi ve kurumların sorumluluk dağılımlarının optimize edilmesi, teknik altyapının denetlenmesi, ekip koordinasyonunun sağlanması, izinlerin yönetilmesi ve lojistik işlerin denetlenmesi önemlidir. Etkinlik sonrası aşamada da performans analizi, raporlama ve geri bildirim gibi olgular söz konusudur.

Tüm bunlarla birlikte işte etkinlik yönetimi için uygulanması gereken adımlar;

Etkinlik hedefleri netleştirilir.
Hedef kitle tanımlanır.
Etkinlik türü belirlenir.
Uygun konsept ve tema oluşturulur.
Bütçe planlaması yapılır.
Etkinlik mekânı seçilir.
Tarih ve zaman planı belirlenir.
Organizasyon ekibi oluşturulur.
Görev ve sorumluluklar dağıtılır.
Etkinlik programı tasarlanır.
Konuşmacı, sanatçı veya katılımcılar belirlenir.
Teknolojik altyapı (ses, ışık, görüntü) hazırlanır.
İzinler ve yasal süreçler tamamlanır.
Sponsorluk ve iş birlikleri geliştirilir.
Tanıtım ve iletişim stratejisi oluşturulur.
Dijital kanallar ve sosyal medya entegrasyonu yapılır.
Katılımcı kayıt sistemi hazırlanır.
Lojistik ve ulaşım planlaması yapılır.
Konaklama ve ağırlama hizmetleri organize edilir.
Güvenlik önlemleri alınır.
Etkinlik günü operasyon planı uygulanır.
Katılımcı deneyimi yönetilir.
Kriz ve risk yönetimi sağlanır.
Etkinlik sonrası geri bildirimler toplanır.
Raporlama ve değerlendirme yapılır.

Etkinlik Yönetimi Hizmeti

Etkinlik Yönetimi Hizmeti; işletmelerin işletmelerin iç ve dış paydaşlarıyla doğrudan etkileşime geçmesini sağlayan fiziksel, dijital veya hibrit organizasyonların (seminer, konferans, zirve, panel, kongre, lansman, workshop, atölye sempozyum, eğitim vb.) uçtan uca planlanması, yönetilmesi ve sürdürülmesi süreçlerini kapsar.

Kaynak: Startup Gazetesi köşe yazarı Mürsel Ferhat Sağlam