ISO 9001 Belgesinin Yenilenmesi İçin İÇ Tetkik Nasıl Yapılır?

ISO 9001 belgesine sahip bir işletmede kalite yönetim temsilcisi iseniz bu makale sizi ilgilendiriyor olacaktır. Bilindiği üzere ISO 9001: 2105 belgesi her yıl periyodik olarak tarafsız bir belgelendirme kuruluşunun size atayacağı baş tetkikçiler tarafından denetlenerek ISO 9001 belgesinin yenilenmesi tamamlanır.

Ancak bundan daha önce kuruluşta ISO 9001 kalite yönetim sistemi sistemi dokümanlarınızın güncellenmiş ve geçilen yıl içerisinde kayıtların düzgün tutulmuş olması gerekmektedir. Eğer bu işlemleri denetim öncesine bırakarak bir majör uygunsuzluk oluşturduysanız bunun kuruluşunuzu zora sokabileceğini unutmamalısınız.

Buraya kadar her şey normaldi. Dokümanları ve kayıtlarınızı düzenli olarak tuttunuz. Kuruluşun bağlamı, liderlik, kalite eğitimleri, operasyonel faaliyetler derken en sonunda iç tetkik maddesine geldiniz.

Adlbelge.com web sitesinde ISO 9001 KYS belgesine sahip kuruluşların tüm belgelendirme süreçlerinde iç tetkik ve dış denetim ve bunlara ait dokümantasyon örneklerinin paylaşılmasına, majör ve minör hataların gözden geçirilmesine ve düzeltilmesine kadar destek hizmeti veren bir belgelendirme, denetim ve eğitim firmasıdır.

İÇ Tetkik ISO 9001’de Ne Demektir?

ISO 9001 kalite yönetim sistemiyle alakalı en önemli olgu PUKÖ döngüsünün kontrol adımında yer alan bir iç denetim sürecidir.

Pozitif veya negatif iç tetkik aracılığıyla elde edilecek sonuçları, üst yönetim ile paylaşarak risk ve fırsat tablolarının güncellenmesi ve yeni düzeltici faaliyetlerin başlatılması gerekir.

İç Denetim ekibi içerisinde; düzenleme bu denetimi ya kendi organizasyonundaki personelle ya da kalifiye bir iç denetleyiciyi işe alarak başlatıp planladığı anlamına gelir. Bu, organizasyonda uygulanan oranların öz değerlendirmeleridir.

İç denetimi yürüten kişi yetkin ve sertifikalı ekip lideri olmalı ve denetlenen proses/bölümlerden (imkanlar dahilinde) bağımsız olmalıdır. İç denetim, ISO 9001’in zorunlu bir gereğidir ve ISO 9001 belgesini almak için denetim sonuçlarının belgelenmesi gerekir. Bu, yılda en az bir kez veya değişen sıklıkta yapılmalıdır.

Belgelendirme denetimine gitmeden önce iç denetim yapılması zorunludur. İç denetimin amacı, KYS’nin ISO 9001 gerekliliklerine uygunluk belgesi ve sertifikasyona gitmeden önce tüm uygunsuzlukları gidermektir.

Kuruluş içinde KYS’nizi uygunluksuzluklara karşı kontrol etmek, büyümelerin ilerlemelerini ve süreçlerini belirlemek için dahili bir mekanizmanın gelişmesini sağlar.

Herhangi bir sorunun çözümüne ve kuruluşunun, bir dış yönetici kuruluşunun arızasından önce, gereklilikleri yerine getirdiğinizden emin olmanıza olanak tanıyacak ve ISO 9001 standardının devam ettiği süreçte fırsatları belirlemenize yardımcı olacaktır.

Bu dokümanlarınızı daha hızlı ve daha verimli bir şekilde ilerlemenizi sağlayacak şekilde düzenlemenize yardımcı olabilir.

Bu bir fırsattır çünkü iyileştirme faaliyetleri de kuruluşta yapılacak (iç tetkik eğitimine katılmış ve yetkin) çalışanlar tarafında yapılacak ve kuruluşun ilerlemesine büyük katkılarda bulunacaktır.

Dünyanın en kaliteli şirketlerinin de KYS ile yönetildiğini iyi ve doğru anlamanın gereği tam olarak budur.

ISO 9001 Standardı İÇ Tetkik Nasıl Yapılır?

Belge yenileme zamanınız yaklaştıysa ISO 9001’in yıllık döngüsünün sonuna gelmişsiniz demektir. Bu durumda öncelikle iç tekik soru listelerinizin önceden hazırlanmış olması gerekir.

İç tetkik soruları her bölüm için mutlaka ayrı ayrı hazırlanmış olmak zorunda olup farklı veya benzer sorular içerebilir. Burada dikkat edilmesi gereken çalışan sayısının yeterli olduğu durumlarda hiç iç tetkik personelinin kendi prosesini denetlememesi gerektiğidir.

Bununla birlikte eğer kuruluşta yeterli çalışan yoksa ve bu durum kaçınılmaz ise o halde ISO 9001:2015 kalite yönetim standatının temel değerlerine zarar vermeden doğru bir iç tetkik planı hazırlamak mümkündür.

İç tetkik soruları hazır ve kuruluşta iç tetkiçi sertifikasına sahip en az iki çalışanınız varsa bu tetkikçilerin liderliğinde tüm proseslere iç tetkik planına uygun olacak şekilde ve iç tetkik prosedüründe yazılı olduğu üzere ilgili iletişim metodu kullanılarak bilgi verilmelidir. Bu bilgilendirme en azından bir ay önceden tüm bölüm liderlerine iletişilmiş olmalı ve gözden kaçırılmamış olmasına da itina gösterilmelidir.

Duyurda planlanan tarihte iç tetkik başlatılmalıdır. Bunun aksaması bir majör soruna neden olur. O sebeple başlatamacağınız tarihleri prosedürde kurala dönüştürmekten ve duyurmaktan kaçınmalısınız.

İlgili tarihte iç tetkik soru listeleriyle bir denetim başlatılmalıdır. Denetimlerde realist ve tarafsız yaklaşım esası teşkil etmelidir. Arada kalmış muallak denetim ifadelerinden kaçınılmalı ve sorular ile yanıtları açık, net ve anlaşılır olmalıdır.

İç tetkik gününün sonunda mesai bitmeden önce henüz denetim sıcaklığı devam ederken mutlaka işyerinden ayrılmadan önce denetim sonucu denetim ekip lideri ve üst yönetim ile iletişim prosedürüne uygun olarak raporlanmalıdır. Bu gereklilik ertesi güne ertelenmemelidir.

İç tetkik sonuçları tüm proseslerden geldiğinde sonuçlar değerlendirilmeli ve YGG yani yönetim gözden geçirme yıllık toplansında ele alınacak şekilde dokümante edilmelidir.

Burada aciliyeti olan durumların hariç bırakılması ve en kısa sürede bir DİF faaliyeti, yani düzeltici ve iyileştiri faaliyetler ile zorunlu önlemlerin alınmasına dikkat edilmelidir.

Tüm ISO 9001 belge yenileme süreçleri tamam olduğunda, artık belgelendirme kuruluşunuz üzerinden iso 9001 kalite belgesinin yenilenmesi için denetim talep edebilirsiniz.

Belgelendirme denetimi, belgelendirmeyi sağlamak için belgelendirme odası veya kayıt şirketi tarafından süre boyunca belgelendirme yapılır. Bu denetimin temel amacı ISO 9001’e uygunluğunuzu sürdürmek ve sonunda belgelendirmektir.

Belgelendirme denetimleri aşama bir ve aşama iki olmak üzere iki aşamada kalıcıdır. Aşama bir, Kalite Yönetim Sisteminizde belgelendirdiğiniz politika ve uygulamanın ISO 9001 şartlarına uygunluğunun sürdürülmesi amacıyla yapılır. Birinci aşama kontrolü ayrıca ikinci aşamaya hazır olup olmadığınızı da kontrol eder.

Birinci aşama, harici bir denetleyici tarafından uzaktan yürütülebilir, ancak ikinci aşama genellikle yerinde yapılır. Aşama İKİ denetimi sırasında, dış denetçinizi ziyaret edecek ve belgelenmiş alımz ve görüşmeler yoluyla ISO 9001’in tüm gerekliliklerini karşılayıp karşılamanızı doğru programı. Bu denetimler sırasında dış denetleyiciler uygunluksuzluklarının ortaya çıkmasını ve bu uygunluksuzlukların başarıyla kapanma durumunu sertifikalandırmanızı sağlar.

Yeniden Belgelendirme Denetimleri

Yeniden Sertifikasyon denetimleri genellikle her üç yılda bir yapılır. Sertifikasyon denetimine benzerler. Yeniden belgelendirme denetiminin ardından belgelendirme değişikliği belgenizi yeniden düzenleyecektir.